Excel vs. Plattform: Was kostet die manuelle Verwaltung wirklich?

«Excel funktioniert bei uns gut» — das hören wir oft. Und bei 10 oder 15 Einheiten stimmt das auch. Das Problem beginnt, wenn ein Projekt skaliert. Hier ist eine ehrliche Kostenanalyse des manuellen Ansatzes — und eine Antwort auf die Frage, ab wann sich eine Plattform rechnet.

Warum Excel bei kleinen Projekten funktioniert

Ein erfahrener Projektleiter kann ein 20-Einheiten-Projekt mit Excel, E-Mail und PDF-Formularen managen — und das gut. Die Anzahl der Käuferauswahlen ist überschaubar, die Anzahl der Genehmigungsschritte begrenzt, und die Lieferantenkoordination umfasst vielleicht zwei oder drei Gewerke.

In diesem Massstab ist der Overhead eines dedizierten Tools kaum gerechtfertigt. Excel ist kostenlos, bekannt, und flexibel genug für einfache Projekte. Das ist keine Kritik — es ist eine realistische Einschätzung.

Was ab 50 Einheiten passiert

Ab einer Projektgrösse von 50+ Einheiten beginnt die lineare Skalierung des manuellen Ansatzes, Probleme zu erzeugen. Konkret:

• Die Auswahltabelle wächst auf mehrere hundert Zeilen. Pflege und Fehlervermeidung erfordern zunehmend Konzentration und Zeit.
• Genehmigungsworkflows werden komplexer: mehrere Revisionen pro Käufer, mehrere Revisionsrunden pro Auswahl.
• Lieferantenbriefings müssen manuell aus der Tabelle übertragen werden — jedes Mal mit Übertragungsrisiko.
• Käuferanfragen multiplizieren sich mit der Einheitenzahl. Was bei 20 Einheiten 20 Anfragen pro Woche bedeutet, werden bei 60 Einheiten 60+.

Das Ergebnis: Projektleiter verbringen einen wachsenden Anteil ihrer Zeit mit Administration statt mit Projektarbeit.

Kostenmodell: 60 Einheiten, manuell vs. Plattform

Auf Basis von Praxisdaten aus mehreren Projekten ergibt sich folgende Schätzung für ein typisches 60-Einheiten-Projekt:

Manueller Ansatz (Jahreskosten Personalaufwand, Schätzung):

• Käuferkommunikation (Anfragen beantworten, Statusupdates): ca. 350–500 Stunden
• Auswahldokumentation und Versionspflege: ca. 150–200 Stunden
• Lieferantenbriefings erstellen und korrigieren: ca. 120–180 Stunden
• Übergabedokumentation zusammenstellen: ca. 60–80 Stunden
• Gesamtaufwand: 680–960 Stunden

Bei einem internen Stundensatz von CHF 80–120 entspricht das einem Personalaufwand von CHF 54'000–115'000 — nur für das Käufermanagement in einem einzigen Projekt.

Plattform-Ansatz (gleiche Projektgrösse):

• Käuferkommunikation (Anfragen, die das Portal nicht selbst beantwortet): ca. 50–80 Stunden
• Auswahldokumentation und Freigaben (automatisiert): ca. 30–50 Stunden
• Lieferantenbriefings (aus Auswahlen generiert): ca. 20–30 Stunden
• Übergabedokumentation (automatisch generiert): ca. 5–10 Stunden
• Gesamtaufwand: 105–170 Stunden

Die Einsparung beträgt 550–800 Stunden pro 60-Einheiten-Projekt.

Ab wann rechnet sich eine Plattform?

Die relevante Frage ist nicht «Kostet eine Plattform etwas?» — sondern «Wann übersteigt die Einsparung die Plattformkosten?»

Für die meisten Teams liegt der Break-even-Punkt bei einem Projekt mit 30–40 Einheiten. Bei einem einzigen 60-Einheiten-Projekt amortisiert sich eine Plattform in der Regel innerhalb des ersten Projektjahres.

Hinzu kommt ein Skalierungseffekt: Die Plattformkosten sind weitgehend fix oder wachsen linear mit der Anzahl der Projekte, während die eingesparte Zeit mit jeder weiteren Einheit zunimmt. Teams, die mehrere Projekte parallel führen, sehen die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit noch deutlicher.

Was die Zahlen nicht erfassen

Die obige Kostenrechnung zählt nur den direkt messbaren Personalaufwand. Nicht enthalten sind:

• Übergabestreitigkeiten, die auf fehlende Dokumentation zurückgehen (durchschnittliche Kosten: mehrere Tausend Franken pro Projekt)
• Lieferverzögerungen durch unvollständige Briefings
• Mitarbeiterbelastung und Fluktuation in überlasteten Teams
• Reputationsschäden bei Käufern, die sich schlecht informiert fühlen

Diese Faktoren lassen sich schwerer beziffern — sie sind aber real und substanziell.

Fazit

Excel ist kein schlechtes Werkzeug. Es ist ein falsches Werkzeug für komplexes, mehrparteiges Käufermanagement bei grossen Projekten. Der Vergleich ist nicht «Excel gegen Software» — er ist «manuelle Prozesse gegen strukturierte Prozesse». Wer Projekte mit 50+ Einheiten managt und noch keinen strukturierten digitalen Prozess hat, zahlt heute bereits die Kosten einer Plattform — nur in Form von Überstunden und gebundenen Ressourcen statt in Form eines Lizenz-Abonnements.